Hyvinvointialan palveluyritykset ja tiedonhallinnan kehittämishaasteet

Hyvinvointialan palveluyritykset ja tiedonhallinnan kehittämishaasteet

Erilaiset tiedonhallinnan ratkaisut ovat yhä enemmän osa jokaisen hyvinvointialan palveluyrityksen ja työntekijän arkea. Toiminnan sujuvuuden kannalta on tärkeää, että tiedonhallinnan ratkaisut kokonaisuutena toimivat hyvin. Huonosti hoidettuna ne hankaloittavat päivittäistä työtä, heikentävät tietosuojaa, hidastavat asiakkaiden palvelemista sekä vaikuttavat työntekijöiden viihtyvyyteen ja tuloksellisuuteen työssä.

Toimiva tiedonhallinta onkin perusta hyvinvointialan palveluyrityksen kilpailukyvyn säilymiselle ja parhaassa tapauksessa se luo mahdollisuuden kilpailuedun saavuttamiselle. Tiedonhallinnan ratkaisujen pitäisi tukea yrityksen sisäistä ja yhteistyötahojen välistä tiedonkulkua saumattomasti ja siten:

·         nopeuttaa varsinaisen työn tekemistä,

·         mahdollistaa uusia fiksumpia toimintamalleja,

·         auttaa työn ja sen tulosten seurantaa ja raportointia.

Valtaosa hyvinvointialan palveluyrityksistä on pieniä 1-10 henkilöä työllistäviä pk-yrityksiä, joissa ei ole riittävästi resursseja ja osaamista tiedonhallinta-asioiden kuntoon laittamiseen, joten usein ongelmia ei saada ratkaistua ja tiedonhallintaan kuluu tarpeettomasti aikaa ja rahaa. Riittämätön resursointi ja osaamispula ovatkin suurimpia haasteita laadukkaalle tiedonhallinnan kokonaisuudelle hyvinvointialan palveluyrityksissä.

eAskel lääkkeenä tiedonhallinnan kehittämisessä

Yhtenä ratkaisuna tiedonhallinnan kehittämistarpeiden selvittämiseen ja tarkentamiseen

on eAskel-projekti. eAskel on Työ- ja elinkeinoministeriön ELY-keskusten tuotteistama

yrityskohtainen palvelutuote, jolla pk-yritys voi kehittää toimintaansa tiedonhallinnan ammattilaisten tukemana erittäin edullisesti. Sen avulla yrityksessä käynnistetään suunnitelmallinen toiminnan kehittäminen ja mahdollistetaan se, että tietotekniikka on päivittäisessä toiminnassa renki eikä isäntä.

eAskel-projektin tuloksena yritykselle syntyy tiedonhallinnan kehittämissuunnitelma, joka on konkreettinen työkalu yrityksen tiedonhallinta-asioiden haltuunottamisessa. Siihen koostetaan näkemys yrityksen toiminnasta, tiedonhallintaratkaisuista ja niihin liittyvistä kehittämistarpeista.

Hyvinvointialan palveluyrityksien tiedonhallinnan kehittämiskokemuksia

Työterveys- ja hoivapalveluita tuottava Visita Oy katsoi eAskel-palvelun olevan hyödyllinen keino tehdä kokonaisvaltainen katsaus toiminnan jo vakiintuessa ja tulevaisuuden tiedonhallinnan ratkaisuja mietittäessä:

”Tarvitsimme välineen hoivapalveluiden toiminnanohjaukseen ja eAskel antoi asiantuntijan avulla kokonaisvaltaisemman näkemyksen järjestelmän vaatimuksiin.  Lisäksi toiminnan analysointi ulkopuolisen kanssa auttoi itseä konkretisoimaan, miten toimintaa tulee jatkaa ja kehittää.” toimitusjohtaja Maarit Venäläinen, Visita Oy.

Toiminta- ja terapiapalveluita tuottava Toimintakeidas Oy hyödynsi ulkopuolista puolueetonta asiantuntijaa suunnitellessaan potilastietojärjestelmän valintaa varmistaakseen liiketoiminnan tarpeiden ja tiedonhallinnan kokonaisuuden riittävän huomioimisen valintatilanteessa:

”Ennen potilastietojärjestelmän valintaa halusimme varmistaa, että tuleva ratkaisu osana tiedonhallinnan kokonaisuutta palvelee liiketoimintaamme parhaalla mahdollisella tavalla. Yhteistyö tiedonhallinnan kehittämisessä on jatkunut ulkopuolisen asiantuntijan kanssa muissakin kohteissa, joiden toteuttamista paikallinen ELY-keskus on ollut osaltaan tukemassa” toimitusjohtaja Jaana Hattunen, Toimintakeidas Oy.

Fysioterapiayritys JyväsFysio Oy löysi eAskeleesta apua tiedonhallinnan kehittämiseen:

”Meillä oli edessä tietojärjestelmän vaihtoprojekti ja halusimme miettiä, mitä kaikkea siinä pitää ottaa huomioon. Päivittäisen työteon kiireessä ei ehdi aina pysähtyä miettimään riittävästi tietotekniikka-asioita. eAskeleen ja ulkopuolisen asiantuntijan avulla pystyimme käymään tarvittavat asiat läpi ja tekemään meille selkeän etenemissuunnitelman aikatauluineen.  Uskon myös, että järjestelmävaihdon oikealla ajoituksella meille syntyy kustannussäästöjä.” fysioterapeutti Kristiina Kankare, JyväsFysio Oy.

Tiedonhallinnan kehittämisessä vain murto-osa on teknologiaa

Menestyksekäs tiedonhallinnan kehittäminen on vain pieniltä osin teknologian kehittämistä. Jopa 90%:a kehityspanoksesta tulisi ohjautua yrityksen strategian, palveluiden, toimintatapojen ja osaamisen kehittämiseen.

Tiedonhallinnan kehittämisen tulee tapahtua liiketoimintalähtöisesti eli yrityksen strategian, asiakkaiden, palveluiden ja niitä toteuttavien prosessien tarpeiden mukaan.

Tietotekniikan tulee olla renki eikä isäntä

Tiedonhallinnan kehittäminen ei haasteistaan huolimatta ole ”salatiedettä”, mitä hyvinvointialan palveluyrityksen tulisi pelätä. Puolueetonta apua tiedonhallinnan kehittämiseen on saatavilla ja merkittävää lisäarvoa työhön saadaan, kun apuna käytettävä tiedonhallinnan asiantuntija hallitsi samalla myös hyvinvointialan erityispiirteet.

Kehittäminen tulee tehdä suunnitelmallisesti ja harkiten, jotta tarvittavat ratkaisut voidaan tehdä toimintaa kehittävästi ja kustannustehokkaasti. Perimmiltään kyseessä on oman toiminnan kannalta olennaisten ongelmien ja tarpeiden tunnistamista, kehittämisideoiden priorisoinnista, tarvittavien hankintojen tekemisestä, ratkaisujen käyttöönottamisesta ja tehokkaasta hyödyntämisestä.

Mikäli tiedonhallintaratkaisut hidastavat ja vaikeuttavat varsinaisen työn tekoa, on korkea aika puuttua asiaan.

Tiedustelut ja yhteydenotot:
Myyntijohtaja Timo Airaksinen, Salivirta & Partners, p. 040 573 9901, etunimi.sukunimi@salivirta.fi

Johtava konsultti Anja Mursu, Salivirta & Partners, p. 050 585 7907, etunimi.sukunimi@salivirta.fi

Salivirta & Partners (www.salivirta.fi) on hyvinvointialan toiminnan ja tiedonhallinnan kehittämiseen erikoistunut riippumaton asiantuntijayritys, jonka viisi asiantuntijaa on sertifioitu eAskel asiantuntijoiksi.